Các tòa nhà văn phòng và công viên ở Johannesburg, Cape Town và Durban, các trung tâm thương mại của Nam Phi, đã liên tục tăng yêu cầu về quản lý tiếp cận nhân sự và hiệu quả chấm công trong những năm gần đây. Thẻ truy cập truyền thống và máy chấm công độc lập dần bộc lộ nhiều khuyết điểm trong việc chống giả, cộng tác dữ liệu và thời gian lưu lượng truy cập cao điểm - thẻ dễ bị mượn hoặc sao chép, dữ liệu chấm công và hồ sơ truy cập được tách biệt với nhau và nhân sự cần phải dành nhiều thời gian để xác minh chúng theo cách thủ công hàng tháng. Ngoài ra, dòng người ra vào khu văn phòng rất phức tạp, thiếu sự quản lý có hệ thống đối với khách tham quan, chuyển phát nhanh và nhân sự tạm thời. Không thể bỏ qua nguy cơ bị cắt đuôi và xâm nhập. Để giải quyết những điểm yếu này, HFSecurity đã đưa ra giải pháp cấm cổng xoay tham dự tích hợp, tích hợp sâu các thiết bị đầu cuối chấm công nhận dạng đa phương thức với cổng xoay kênh và hoạt động với nền tảng quản lý HFIMS để giúp các doanh nghiệp Nam Phi đạt được "sự tham dự khi đi qua, kiểm soát phân loại khu vực và kết nối dữ liệu đầy đủ".
Môi trường văn phòng của các doanh nghiệp Nam Phi nhìn chung phải đối mặt với nhiều thách thức. Thứ nhất, hiện tượng đồng hồ proxy vẫn tồn tại bất chấp lệnh cấm nhiều lần, nhân viên đổi thẻ làm việc cho nhau, dẫn đến số liệu thống kê về giờ làm việc bị sai lệch và thường xuyên xảy ra sai sót trong kế toán lương. Thứ hai, hệ thống kiểm soát ra vào và chấm công độc lập với nhau và nhân viên cần bấm giờ riêng sau khi quẹt thẻ để vào văn phòng. Quá trình này phức tạp và dữ liệu không thể được liên kết tự động. Hơn nữa, nhân sự ở lối vào và lối ra của khu văn phòng không đồng đều - việc đăng ký của khách dựa vào hồ sơ giấy và thiếu sự kiểm soát hiệu quả đối với việc ra vào của các nhân viên tạm thời như chuyển phát nhanh và giao đồ ăn, điều này không chỉ gây nguy hiểm về an toàn mà còn tạo thêm gánh nặng cho quầy lễ tân. Bộ luật Lao động Nam Phi (BCEA) có các yêu cầu nghiêm ngặt về việc ghi lại giờ làm việc và dữ liệu chấm công không chính xác có thể dẫn đến tranh chấp lao động và rủi ro tuân thủ. Người quản lý rất cần một hệ thống kiểm soát truy cập tích hợp có thể xác định chính xác danh tính, tự động ghi lại sự tham dự và quản lý việc ra vào của khách truy cập.
Cốt lõi của giải pháp HFSecurity là tích hợp thiết bị đầu cuối chấm công với cửa quay kênh. Cổng xoay có đặc điểm là tốc độ đóng mở nhanh và hiệu quả giao thông cao. Một kênh duy nhất có thể xử lý hàng chục lượt đi mỗi phút, đặc biệt phù hợp với những khung cảnh có đám đông tập trung vào buổi sáng và buổi tối như hành lang tòa nhà văn phòng và lối vào chính của khu văn phòng. Sau khi nhân viên hoàn tất xác minh nhận dạng khuôn mặt, vân tay hoặc quẹt thẻ trước khi mở cổng, cánh cổng nhanh chóng mở ra và hệ thống ghi lại đồng bộ thời gian ra vào và thông tin nhân sự - hoàn tất việc ủy quyền và đăng ký điểm danh chỉ trong một thao tác, loại bỏ hoàn toàn điểm mù quản lý “quên cổng sau khi bấm giờ vào” hoặc “không bấm giờ vào sau khi qua cổng”. Cổng xoay sử dụng thiết kế tấm cánh linh hoạt, nhạy cảm với việc đóng mở và có chức năng chống kẹp để đảm bảo an toàn cho người lao động đi lại. Đối với các doanh nghiệp có nhiều khu vực hoặc tầng văn phòng, cổng xoay độc lập có thể được triển khai ở các lối vào và lối ra khác nhau, đồng thời có thể đặt quyền truy cập khác nhau cho nhân viên của các phòng ban hoặc cấp độ công việc khác nhau thông qua phần phụ trợ - nhân viên bình thường chỉ được phép vào khu vực văn phòng và ban quản lý cũng có thể ủy quyền truy cập vào phòng họp hoặc khu vực dự án cụ thể. Thân cổng được làm bằng chất liệu inox, có kiểu dáng hiện đại, đơn giản hài hòa với phong cách trang trí tòa nhà văn phòng cao cấp.
Thiết bị chấm công HFSecurity hỗ trợ nhiều phương thức xác minh khác nhau như nhận dạng khuôn mặt, nhận dạng vân tay, quét mã QR và thẻ IC, đồng thời doanh nghiệp có thể cấu hình linh hoạt theo đặc điểm khác nhau của nhóm nhân viên của mình. Nhân viên trẻ thích nhận dạng khuôn mặt hoặc mã QR di động để truy cập nhanh; Nhân viên hậu cần và cấp cao có thể tiếp tục sử dụng thẻ IC; Du khách sẽ nhận được mã QR 1 lần qua quầy lễ tân, quét mã để vào khu vực được chỉ định trong khoảng thời gian quy định, hệ thống sẽ tự động ghi lại thời gian ra vào. Thiết bị được trang bị màn hình cảm ứng độ phân giải cao và nhắc nhở bằng giọng nói, phản hồi theo thời gian thực về kết quả làm thủ tục và cảnh báo tự động khi có tình huống bất thường. Để ứng phó với nhiệt độ cao và biến động điện năng ở một số khu vực ở Nam Phi trong mùa hè, thiết bị này có khả năng hoạt động trong phạm vi nhiệt độ rộng và điện áp đầu vào rộng. Pin dự phòng tích hợp có thể tiếp tục hoạt động trong trường hợp mất điện, đảm bảo việc chấm công không bị gián đoạn.
Tất cả hồ sơ lưu lượng truy cập cổng mở được tải lên theo thời gian thực lên nền tảng quản lý HFIMS do HFSecurity phát triển độc lập. Nền tảng này được trang bị một công cụ lập lịch trình thông minh hỗ trợ các quy tắc lập lịch trình phức tạp trên nhiều ca và bộ phận. Nó tự động so sánh hồ sơ giao thông với kế hoạch ca làm việc và tạo ra các báo cáo tiêu chuẩn như đi trễ, khởi hành sớm, vắng mặt và làm thêm giờ. HR có thể xuất sang Excel chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc tích hợp với hệ thống lương hiện có của doanh nghiệp (như Sage, PaySpace, v.v.) thông qua API để tự động hóa kế toán lương. Về quản lý cấp phép khu vực, người quản lý có thể thiết lập danh sách ủy quyền độc lập cho các kênh cổng khác nhau ở chế độ nền - nhân viên bình thường chỉ được phép vào cổng qua cổng chính và không được vào phòng tài chính hoặc phòng máy chủ; Mã QR dành cho khách chỉ có hiệu lực tại quầy lễ tân và khu vực lễ tân và có thời hạn hết hạn. Nền tảng này cũng hỗ trợ quản lý danh sách đen, có nghĩa là mọi nỗ lực cho nhân viên rời đi hoặc những cá nhân có nguy cơ cao đi qua sẽ bị từ chối và cảnh báo sẽ được kích hoạt. Đối với các doanh nghiệp có nhiều địa điểm văn phòng, HFIMS hỗ trợ giám sát tập trung trạng thái kiểm soát truy cập và dữ liệu chấm công cho từng chi nhánh bởi trụ sở chính, đạt được sự quản lý thống nhất xuyên khu vực.
Lượng khách hàng ngày, chuyển phát nhanh, giao đồ ăn và các nhân viên tạm thời khác ra vào khu văn phòng diễn ra thường xuyên, việc đăng ký bằng giấy truyền thống rất khó theo dõi và không hiệu quả. Giải pháp HFSecurity hỗ trợ chức năng đăng ký trước của khách truy cập: nhân viên được phỏng vấn có thể tạo trước mã QR một lần cho khách truy cập thông qua hệ thống. Sau khi khách đến, họ có thể quét mã và đi qua cổng. Hệ thống tự động ghi lại thời gian đến và thông tin người trả lời. Nhân viên chuyển phát nhanh và giao đồ ăn có thể đăng ký danh tính của mình với nhân viên bảo vệ và nhận mã QR tạm thời để cho phép đi qua trong thời gian giới hạn. Tất cả hồ sơ ra vào của khách truy cập đều được lưu trữ tự động, tạo thành một quỹ đạo kiểm toán điện tử hoàn chỉnh, không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn tăng cường kiểm soát an ninh cho khu vực văn phòng.
HFSecurity có hơn 20 năm kinh nghiệm trong việc phát triển và sản xuất các thiết bị sinh trắc học, cung cấp các dịch vụ tùy chỉnh đa cấp từ phần cứng đến phần mềm cho các doanh nghiệp và nhà tích hợp Nam Phi. Về phần cứng, màu sắc của thân phanh xoay, in lụa logo thương hiệu và vị trí của mô-đun nhận dạng có thể được điều chỉnh khi cần thiết; Về phần mềm, giao diện khởi động, ngôn ngữ hệ thống (hỗ trợ tiếng Anh và tiếng Afrikaans, v.v.), cấu trúc menu và luồng chức năng của thiết bị chấm công có thể được cấu hình linh hoạt theo yêu cầu quản lý thực tế của doanh nghiệp. Đồng thời, SDK miễn phí và tài liệu API đầy đủ được cung cấp. Khách hàng có thể tích hợp độc lập hệ thống chấm công cấm vào cổng vào nền tảng nhân sự, tiền lương hoặc ERP của riêng họ tùy theo nhu cầu kinh doanh của riêng họ, đồng bộ hóa thông tin nhân sự, tự động đẩy dữ liệu chấm công và quản lý quyền thống nhất.
Nhu cầu về hệ thống chấm công và kiểm soát truy cập thông minh trong lĩnh vực văn phòng thương mại ở Nam Phi tiếp tục tăng. HFSecurity sẽ tiếp tục cung cấp các giải pháp kiểm soát truy cập và chấm công sinh trắc học linh hoạt và có khả năng thích ứng dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng. Công ty dựa trên hơn 20 năm kinh nghiệm sản xuất, SDK/API mở và khả năng tùy chỉnh OEM/ODM để cung cấp dịch vụ sản phẩm và hỗ trợ kỹ thuật ổn định và đáng tin cậy cho các doanh nghiệp thuộc các quy mô khác nhau ở Nam Phi, giúp các không gian văn phòng địa phương đạt được nâng cấp kỹ thuật số toàn diện trong quản lý ra vào và chấm công.